3.1 Bedrijfsvoering

Binnen de directie Juridische Zaken (JZ) is de juridische expertise gebundeld om zo binnen het concern een gecentraliseerde, onderling goed samenwerkende en afgestemde juridische functie beschikbaar te hebben. In een samenleving die steeds verder juridificeert en waar belangen steeds zorgvuldig moeten worden gewogen en bepaald is dit van groot belang om als overheid steeds rechtmatig te handelen. JZ zelf is verantwoordelijk voor de volgende hoofdprocessen: (onafhankelijk) juridisch advies, juridische control, behandelen van bezwaarschriften en (hoger) beroep. 

De opgave voor JZ in 2024 is het juridisch bijstaan van het bestuur en de gemeentelijke organisatie. Centraal hierbij staat het goed en op tijd behandelen van bezwaarschriften die worden ingediend tegen besluiten van de Haagse bestuursorganen en van Woo-verzoeken. De onlangs doorgevoerde procesverbeteringen moeten voor een efficiëntere behandeling van de Woo-verzoeken zorgen.

Wat gaan we doen in 2024?  
Juridische Zaken werkt aan het optimaliseren van de werkprocessen voor bezwaarschriften. Dit doen we concreet door te werken aan:  

• Advisering bij ambities

Op diverse plekken komen onderwerpen waar Juridische Zaken een belangrijke bijdrage zal moeten leveren in het tot uitvoering brengen van de bestuurlijke ambities. Voorbeelden hiervan zijn de aandacht voor handhaving, ontwikkeling in de jeugdzorg, passieve en en actieve openbaarmaking en kortere afhandelingstermijnen van (passieve) Woo-verzoeken.

• Het verhogen van de output van een bureau gemeente brede afhandeling van (passieve) Woo-verzoeken

De afgelopen jaren zien we een stijging van het aantal Woo-verzoeken. Deze worden steeds complexer, veelomvattender en minder specifiek qua opgevraagde documenten. Ook de groep van Woo-verzoekers wordt breder: burgers, bedrijven, pers, gemeenteraadsleden, onderzoeksbureaus, tegen de gemeente procederende burger en bedrijven e.a. Dat zijn er al ruim 300 per jaar. Daarom is in 2022 het besluit genomen om bij de directie JZ een centraal Woo-bureau in te richten om de afhandeling van de Woo-verzoeken te coördineren en begeleiden. Doel is eenzelfde uitvoeringspraktijk te doen ontstaan, steeds overzicht te hebben (over de verzoeken die zijn ontvangen, in bewerking zijn en zijn afgedaan) en in het bureau de gespecialiseerde kennis en ervaring op te doen om zorgvuldig aan de korte doorlooptijd van 6 weken (was 8 weken) te kunnen voldoen. Het nieuwe college heeft om aandacht gevraagd voor meer verzoeken tijdig afdoen. De uitdaging zal zijn in 2024 om door andere interventies, het gevraagde te bereiken. De zogenoemde actieve Woo (het zelf ongevraagd openbaar maken, is belegd bij de portefeuille I&A, en voor de juridische control van hetgeen actief wordt geopenbaard, ligt de toets bij JZ.

• Optimaliseren werkprocessen rond bezwaarschriften

In lijn met het groeiend aantal inwoners van de stad en het toegenomen aantal primaire besluiten dat de gemeente neemt, groeit het aantal bezwaarschriften elk jaar significant (in 2023 ca. 25%). Om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke termijnen die verbonden zijn aan het behandelen van bezwaarschriften zal de behandeling van bezwaarschriften verder worden geoptimaliseerd. Concreet wordt, onder meer, gewerkt aan:

• Het afhandelen van bezwaarschriften in een vroeg stadium door persoonlijk contact te zoeken met de bezwaarmaker om zo de bezwaarmaker snel duidelijkheid te kunnen geven en een onnodig lange procedure te voorkomen;
• Een groter aantal bezwaartypen die zich daarvoor lenen ‘ambtelijk’ te behandelen in plaats van op zitting laten komen, om zo bezwaarmakers in zaken die zich hier voor lenen snel duidelijkheid te kunnen geven.

• Verder op orde brengen gemeentelijke regelgeving

In 2024 en verder  zal verder worden gewerkt aan het op orde brengen van gemeentelijke regelgeving rond mandaten, subsidieregelingen en verordeningen. Een goede en pro-actieve control om rechtmatigheid van het gemeentelijke handelen steeds te bewaken. Doel: goede besluiten en goede besluitvorming, met bijzondere aandacht voor de juridische correctheid van bestuurlijke stukken waaronder verordeningen en regelingen die worden opgesteld. En een goede en tijdige juridische inbreng mogelijk maken in projecten en programma’s die door de diensten worden uitgevoerd om het collegeprogramma uit te voeren. Voorbeelden zijn: bouwproductie, energietransitie, Omgevingswet. Dit vraagt juridisch advies, juridische control en het begeleiden en voeren van juridische procedures.

• Centraal Mandaatbureau bij JZ

Ook zal uiterlijk 1 januari 2024 een Centraal Mandaatbureau binnen JZ zijn ingericht. Met de inrichting van dit centrale mandaatbureau wordt de expertise en structureel beheer van mandaat/ volmacht op uniforme wijze gemeente breed georganiseerd. Het is een centraal punt waar vragen over (financiële, juridische en personele) mandatering/(vol)machtiging en plaatsvervanging beantwoord kunnen worden.

Tot slot staat op dit moment de vraag centraal hoe de juridische functie het best kan worden ingericht en geoptimaliseerd. Ook kijken we naar ontbrekende juridische expertises. Uitgangspunt is dat juridische kennis steeds voor álle organisatieonderdelen beschikbaar is zodat we niet dezelfde expertise op twee plekken hoeven te hebben. In de eerste helft van 2024 moet deze reorganisatie afgerond zijn.